「業務が追いつかない」「人手を増やす余裕がない」
そんな一人社長や小規模事業者の悩みに役立つのが、AIツールを使った業務効率化です。
特別なスキルがなくても、無料で使える便利なツールがたくさん登場しています。今回は、実際にオンライン秘書業務の現場でも使っている活用法をご紹介します。
なぜ今、AIツールが注目されているのか？
ChatGPTをはじめとするAIツールは、短時間で文章を作成したり、表を整理したりと、事務的な作業を大幅に時短できます。
特に、社員を増やす余裕のない中小企業や一人社長にとって、AIは“もう一人の右腕”とも言える存在です。
まず取り入れるならコレ！おすすめAIツール3選
- ChatGPT（チャットジーピーティー）
文章の下書き、企画のブレスト、業務マニュアルの整理に。 - Canva（キャンバ）
プレゼン資料やSNS投稿、サムネイル作成が簡単にできるデザインツール。AI画像生成機能も充実。 - Notion AI
議事録やタスク整理、業務メモの自動整理が可能。
すべて日本語対応で、無料でも十分に活用できます。
AIで実際にどんな業務が楽になる？
以下のような業務は、AIツールに置き換えることで、劇的に効率が良くなります。
- ブログやSNSの投稿案作成
- メールの下書き
- アンケートや報告書の要約
- 議事録の自動要約
- 商品説明やサービス紹介文のたたき台作成
「ゼロから考える」負担がなくなるだけでも、心のゆとりが生まれます。
AIに任せっぱなしにしないコツ
AIは便利ですが、「完全に任せる」のではなく、“たたき台として活用”するのがベスト。
出力された文章に対して、自分の考えや実際のエピソードを加えることで、より信頼されるコンテンツになります。
AIを使うときの注意点
- 情報の正確性は要チェック（間違っていることもあります）
- 自社のノウハウや顧客情報は安易に入力しない
- AIが作成した文章は必ず目を通してから使う
リスクを理解したうえで使えば、AIは非常に強力なサポーターになります。
AI＋オンライン秘書＝最強の時短コンビ
AIで効率化しつつ、対応しきれない実務やコミュニケーション部分は秘書に任せることで、自分は「判断」と「創造」に集中できる環境が整います。
実際、私たちがサポートしているお客様の中には、ChatGPTで文章の草案をつくり、それをオンライン秘書が整えて納品というフローを活用している方も多くいらっしゃいます。
まずは一つ使ってみよう
「興味はあるけど、使い方がよく分からない」という方は、ChatGPTの無料版をまず触ってみてください。
「今日のSNS投稿を考えて」と入力するだけでも、役立つヒントが返ってきます。
AIで業務を“楽しめる”時間に
業務を自分で抱え込まず、AIとチームを組むことで、時間にも心にも余裕が生まれます。
人の力を借りること、AIの力を借りること、どちらも「働き方の選択肢」です。
あなたの事業がもっとラクに、楽しくなるために、AIという武器をぜひ使いこなしてみてください。
